Ein Genehmigungsprozess, der über Papier lief

Ein Genehmigungsprozess, der über Papier lief

An der Helmut-Schmidt-Universität / Universität der Bundeswehr Hamburg mussten Drittmittelprojekte bislang über einen papier- beziehungsweise dokumentengestützten Anzeigeprozess angemeldet und freigegeben werden. Ein einzelner Vorgang durchläuft dabei neun Prüf- und Genehmigungsinstanzen — von der Anzeigenstellung über das Steuerteildezernat und die Abteilungsleitung bis hin zu Kanzler und Präsident.

Das Verfahren funktionierte, war aber langsam und fehleranfällig: Medienbrüche zwischen den Stationen, fehlende Nachvollziehbarkeit und manuelle Unterschriftenläufe machten jeden Vorgang aufwendig. Gerade in der Hochschulverwaltung, in der jeder Schritt dokumentiert sein muss, ist das ein Problem.

Ein durchgängig digitaler Anzeige- und Genehmigungsprozess

Entstanden ist eine vollständig digitale Web-Anwendung, die den kompletten Anzeige- und Genehmigungsprozess abbildet. Kern ist eine login-basierte digitale Zeichnung, die jeden Freigabeschritt mit Name, Funktion, Zeitstempel und einer eindeutigen Signatur-ID festhält. Ein revisionssicherer Audit-Trail dokumentiert lückenlos, wer wann was entschieden hat.

Ist ein Vorgang vollständig durchgezeichnet, erzeugt die Anwendung automatisch ein PDF des fertigen Vorgangs und versendet es per E-Mail an die zuständige Stelle in der Verwaltung. Aus einem papiergebundenen Unterschriftenlauf wird so ein nachvollziehbarer, durchgängig digitaler Prozess.

Was die Anwendung leistet

Die Anwendung bildet den realen Freigabeweg der HSU präzise nach — mit allen Rollen, Statusübergängen und Sonderfällen, die ein Verwaltungsprozess dieser Art mit sich bringt:

• 9-stufiger Genehmigungsworkflow mit klar definierten Statusübergängen: Entwurf, Eingereicht, In Prüfung, Genehmigt, Zurückgegeben und Abgelehnt.
• Rollen- und Rechtekonzept für 10 Benutzergruppen — vom Anzeigensteller über Geschäftszimmer, Steuerteildezernat, Dezernats- und Abteilungsleitung, Beauftragten für Forschung, Vizekanzler, Kanzler und Präsident bis zum Administrator.
• Rückgabe- und Klärfall-Mechanik: Prüfinstanzen können Vorgänge mit Bedenken an die Dezernatsleitung zurückgeben, statt sie pauschal abzulehnen.
• Unveränderbare Zeichnungen und Kommentare bilden einen lückenlosen Audit-Trail.
• Datei-Uploads mit Validierung (PDF, DOCX, XLSX, maximal 25 MB) und verpflichtender Projektbeschreibung.
• Automatische PDF-Generierung des fertigen Vorgangs mit Versand an die Verwaltung.
• DSGVO-Konformität durch Datensparsamkeit und vollständige Protokollierung.

Qualität, die zu einer Verwaltungsanwendung passt

Eine Anwendung, die rechtssicher dokumentierte Genehmigungen abbildet, muss zuverlässig funktionieren. Qualitätssicherung war deshalb kein nachgelagerter Schritt, sondern fester Bestandteil der Entwicklung:

• Hoher Testabdeckungsanspruch mit Unit-, Feature- und End-to-End-Tests, Ziel: über 95 % Gesamtcoverage.
• Durchgängige statische Analyse (PHPStan / Larastan) und Code-Style-Prüfung (PHPCS) als feste Qualitäts-Gates.
• Strikte Formularvalidierung gemäß Pflichtenheft.
• Containerisiertes Deployment über AWS ECR mit automatischer Versionskennung.

Ein Freigabeweg ohne Papier

Das Ergebnis ist ein durchgängig digitaler, rechtssicher dokumentierter Anzeigeprozess, der den vollständigen Freigabeweg eines Drittmittelprojekts abbildet — ohne Papier, mit nachvollziehbaren digitalen Zeichnungen und revisionssicherer Historie. Was zuvor über Dokumente und manuelle Unterschriften lief, ist heute ein klar strukturierter Workflow mit eindeutigen Zuständigkeiten.

Im öffentlichen Dienst zählt nicht nur, dass eine Entscheidung getroffen wird, sondern dass sie lückenlos nachvollziehbar ist. Genau das leistet die digitale Zeichnung mit revisionssicherem Audit-Trail.

Eingesetzte Technologien

Die Anwendung ist als SPA-Monolith aufgebaut: ein Laravel-Backend, das über Inertia.js direkt mit einem Vue-Frontend zusammenarbeitet — ohne separate API-Schicht, dafür mit der Entwicklungsgeschwindigkeit eines durchgängigen Stacks. Durchgehend kommt aktuelle, gut dokumentierte Technologie zum Einsatz.

• Backend: Laravel 12, PHP 8.4
• Frontend: Vue.js 3 mit Inertia.js (SPA-Monolith)
• Styling: Tailwind CSS 4
• Datenbank: PostgreSQL 17
• Authentifizierung: Laravel Fortify (Session-basiert)
• PDF-Erzeugung: DomPDF
• Build: Vite 7
• Testing: PHPUnit 11, Laravel Dusk (E2E)
• DevOps: DDEV in der Entwicklung, Docker-Build und AWS-ECR-Deployment