Hilfsmittelpoolverwaltung: Wie Quas die Patientenversorgung digitalisierte

Quas GmbH: Spezialist für medizinische Versorgung

Die Quas GmbH ist ein führender Anbieter im Gesundheitswesen, der Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und ambulante Dienste mit medizinischen Hilfsmitteln versorgt. Von Rollstühlen über Pflegebetten bis hin zu Beatmungsgeräten – das Unternehmen verwaltet tausende Hilfsmittel, die täglich von Patienten und medizinischem Personal benötigt werden.

Die Verwaltung dieser Hilfsmittel war eine enorme Herausforderung. Reservierungen liefen über Telefon und Excel-Listen, niemand hatte einen Überblick über verfügbare Geräte, und die Standortverfolgung war praktisch unmöglich. Hilfsmittel wurden vergessen, Reservierungen überschnitten sich, und die Suche nach einem freien Rollstuhl konnte Stunden dauern. Eine digitale Lösung war dringend notwendig.

Skalierbare Plattform mit Echtzeit-Tracking

Wir entwickelten eine umfassende Hilfsmittelpoolverwaltung auf Basis von Java und Spring Boot. Die Plattform ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Hilfsmittel, von der Reservierung über die Ausgabe bis zur Rückgabe und Wartung. Das System ist für zehntausende Nutzer ausgelegt und bietet Echtzeit-Informationen über Verfügbarkeit und Standort.

Das Reservierungssystem funktioniert intuitiv: Pflegekräfte oder Krankenhäuser können online nach benötigten Hilfsmitteln suchen, Verfügbarkeit prüfen und direkt reservieren. Das System verhindert automatisch Doppelbuchungen und schlägt Alternativen vor, wenn ein Gerät nicht verfügbar ist. Die Standortverfolgung zeigt in Echtzeit, wo sich jedes Hilfsmittel befindet – ob im Lager, beim Patienten oder in der Wartung.

Strukturierte Entwicklung in 6 Monaten

Das Projekt wurde von Januar bis Juni 2016 realisiert. Die komplexen Anforderungen des Gesundheitswesens – Datenschutz, Dokumentationspflichten, Hygiene-Tracking – erforderten eine durchdachte Architektur. Wir arbeiteten eng mit Pflegekräften und Verwaltungspersonal zusammen, um die Plattform praxisgerecht zu gestalten.

Besonders wichtig war die Benutzerfreundlichkeit. Pflegekräfte haben wenig Zeit – die Reservierung eines Hilfsmittels muss in wenigen Klicks möglich sein. Wir entwickelten eine intuitive Oberfläche mit Suchfiltern, die auch ohne Schulung verständlich ist. Die mobile Optimierung ermöglicht Reservierungen direkt vom Smartphone.

Messbare Verbesserungen in der Patientenversorgung

Die Hilfsmittelpoolverwaltung hat die Arbeitsweise bei Quas und deren Kunden grundlegend verbessert. Die Prozesse sind 80% schneller, die Fehlerquote ist um 95% gesunken, und die Verfügbarkeit der Hilfsmittel hat sich deutlich erhöht. Über 10.000 Nutzer arbeiten täglich mit der Plattform.

"Die Hilfsmittelpoolverwaltung hat unsere Arbeitsweise revolutioniert. Was früher kompliziert und zeitaufwendig war, ist jetzt einfach und transparent. Unsere Kunden schätzen die schnelle Verfügbarkeit, und wir haben endlich den Überblick über alle Geräte. Die Plattform ist zur unverzichtbaren Grundlage unseres Geschäfts geworden."

Enterprise-Architektur für das Gesundheitswesen

Die Plattform basiert auf Java und Spring Boot, einem bewährten Enterprise-Stack für geschäftskritische Anwendungen. Die relationale Datenbank speichert alle Hilfsmittel, Reservierungen und Standortinformationen strukturiert. Die Architektur ist hochverfügbar und für zehntausende parallele Zugriffe ausgelegt.

Besonderes Augenmerk legten wir auf Datenschutz und Sicherheit. Alle personenbezogenen Daten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen. Die Plattform erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und der Dokumentationspflichten im Gesundheitswesen. Audit-Logs dokumentieren alle relevanten Vorgänge lückenlos.

Investition mit nachhaltigem Mehrwert

Mit einer Investition von 55.000 EUR erhielt Quas eine Enterprise-Plattform, die täglich von über 10.000 Nutzern verwendet wird. Die Zeitersparnis und die verbesserte Verfügbarkeit der Hilfsmittel führen zu deutlich besserer Patientenversorgung und wirtschaftlichem Erfolg.

• • Zeitersparnis: 80% schnellere Prozesse = ca. 1.000 Stunden/Jahr
• • Fehlerreduktion: 95% weniger Fehler spart Korrekturaufwand
• • Bessere Auslastung: Hilfsmittel werden effizienter genutzt
• • Kundenzufriedenheit: Schnellere Verfügbarkeit steigert Zufriedenheit
• • Skalierbarkeit: System wächst mit dem Unternehmen

Die Plattform läuft stabil und zuverlässig. Die laufenden Betriebskosten sind überschaubar, und das System kann einfach um neue Funktionen erweitert werden. Quas kann sich auf das Kerngeschäft konzentrieren, während die Verwaltung automatisiert abläuft.

Ihr Weg zur digitalen Ressourcenverwaltung

Diese Fallstudie zeigt: Ressourcenverwaltung lässt sich effizient digitalisieren – auch in komplexen Branchen wie dem Gesundheitswesen. Die Kombination aus durchdachter Konzeption und Enterprise-Technologie ermöglicht skalierbare Lösungen für tausende Nutzer.

Durch unsere Expertise in Enterprise-Entwicklung und Prozessdigitalisierung entwickeln wir Systeme, die Ihre Ressourcenverwaltung optimieren. Sie erhalten eine Lösung, die mit Ihren Anforderungen wächst und langfristig Mehrwert schafft.