Elektronischer Kostenvoranschlag: Wie Quas Genehmigungsprozesse digitalisierte

Quas GmbH: Digitalisierung im Gesundheitswesen

Die Quas GmbH ist ein führender Dienstleister im Gesundheitswesen, der als Vermittler zwischen Leistungserbringern (Sanitätshäuser, Pflegedienste, Therapeuten) und Krankenkassen agiert. Wenn ein Patient ein medizinisches Hilfsmittel oder eine Behandlung benötigt, muss zunächst ein Kostenvoranschlag bei der Krankenkasse eingereicht und genehmigt werden – ein Prozess, der täglich tausendfach abläuft.

Dieser Genehmigungsprozess war vor der Digitalisierung extrem zeitaufwendig und fehleranfällig. Leistungserbringer schickten Kostenvoranschläge per Fax oder Post an Krankenkassen, warteten tagelang auf Antworten, riefen mehrfach nach, und verloren den Überblick über ausstehende Genehmigungen. Krankenkassen wurden mit Papierbergen überflutet und hatten keine einheitliche Bearbeitungsstruktur. Patienten warteten oft wochenlang auf dringend benötigte Hilfsmittel. Eine digitale Lösung war dringend notwendig.

Automatisierte Plattform für elektronische Genehmigungen

Wir entwickelten eine umfassende Software für elektronische Kostenvoranschläge auf Basis von PHP und dem Zend Framework. Die Plattform ermöglicht Leistungserbringern die digitale Einreichung von Kostenvoranschlägen, die automatisch an die zuständige Krankenkasse weitergeleitet werden. Krankenkassen können Anträge digital prüfen, genehmigen oder ablehnen – mit sofortiger Benachrichtigung aller Beteiligten.

Das Herzstück der Lösung ist der automatisierte Workflow: Leistungserbringer geben Patientendaten und Leistungspositionen ein, die Software validiert alle Angaben, prüft Vollständigkeit und Plausibilität, und sendet den Antrag elektronisch an die Krankenkasse. Diese erhält eine strukturierte, standardisierte Anfrage und kann sie effizient bearbeiten. Die Statusverfolgung in Echtzeit zeigt allen Beteiligten, wo sich der Antrag gerade befindet – eingereicht, in Bearbeitung, genehmigt oder abgelehnt.

Komplexe Integration in 8 Monaten

Das Projekt wurde von Februar bis September 2016 realisiert. Die Herausforderung lag in der Integration mit über 50 Krankenkassen, die unterschiedliche Anforderungen, Datenformate und Schnittstellen hatten. Wir arbeiteten eng mit Quas, Leistungserbringern und Krankenkassen-Vertretern zusammen, um einen Standard zu entwickeln, der alle Anforderungen erfüllt.

Besonders kritisch war die Datensicherheit. Da sensible Gesundheitsdaten übertragen werden, implementierten wir eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, mehrstufige Authentifizierung und strikte Zugriffskontrolle. Die Plattform erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und der Dokumentationspflichten im Gesundheitswesen. Regelmäßige Security-Audits stellen sicher, dass alle Daten geschützt sind.

Dramatische Verbesserung der Patientenversorgung

Die Kostenvoranschlag-Software hat die Zusammenarbeit zwischen Leistungserbringern und Krankenkassen revolutioniert. Die Bearbeitungszeit ist um 90% gesunken – von durchschnittlich 7-10 Tagen auf wenige Stunden. Patienten erhalten ihre Hilfsmittel und Behandlungen deutlich schneller. Die Fehlerquote ist um 85% zurückgegangen, und alle Beteiligten haben vollständige Transparenz über den Genehmigungsstatus.

"Die elektronische Kostenvoranschlag-Software hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert. Was früher Tage dauerte, ist jetzt in Stunden erledigt. Leistungserbringer schätzen die schnelle Genehmigung, Krankenkassen die strukturierten Anträge, und Patienten erhalten ihre Hilfsmittel viel schneller. Die Plattform ist heute unverzichtbar für unseren gesamten Geschäftsbetrieb."

Skalierbare Web-Architektur für das Gesundheitswesen

Die Plattform basiert auf PHP und dem Zend Framework, einem bewährten Web-Framework für unternehmenskritische Anwendungen. Die modulare Architektur ermöglicht die einfache Integration neuer Krankenkassen und Funktionen. Die relationale Datenbank speichert alle Anträge, Genehmigungen und Kommunikation strukturiert und DSGVO-konform.

Besonderes Augenmerk legten wir auf Performance und Skalierbarkeit. Die Plattform verarbeitet täglich tausende Kostenvoranschläge parallel, ohne Verzögerungen. jQuery sorgt im Frontend für eine intuitive, responsive Benutzeroberfläche, die auf Desktop, Tablet und Smartphone gleichermaßen gut funktioniert.

Investition mit messbarem ROI

Mit einer Investition von 52.000 EUR erhielt Quas eine Plattform, die täglich von hunderten Leistungserbringern und dutzenden Krankenkassen genutzt wird. Die Zeitersparnis und die schnellere Patientenversorgung führen zu deutlich höherer Kundenzufriedenheit und wirtschaftlichem Erfolg.

• • Zeitersparnis: 90% schnellere Bearbeitung = ca. 2.000 Stunden/Jahr
• • Fehlerreduktion: 85% weniger Fehler reduziert Korrekturaufwand massiv
• • Kundenzufriedenheit: Schnellere Versorgung steigert Zufriedenheit
• • Wettbewerbsvorteil: Digitale Prozesse als Alleinstellungsmerkmal
• • Skalierbarkeit: Einfache Integration weiterer Krankenkassen

Die Plattform läuft seit Jahren stabil und zuverlässig. Die laufenden Betriebskosten sind überschaubar, und das System wurde bereits mehrfach um neue Funktionen erweitert. Quas konnte das Geschäftsvolumen deutlich steigern, da die automatisierten Prozesse eine höhere Transaktionszahl ermöglichen.

Ihr Weg zu digitalen Genehmigungsprozessen

Diese Fallstudie zeigt: Genehmigungsprozesse lassen sich auch in hochregulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen effizient digitalisieren. Die Kombination aus durchdachter Prozessanalyse, sicherer Architektur und intuitiver Benutzeroberfläche ermöglicht Lösungen, die alle Beteiligten entlasten.

Durch unsere Expertise in Web-Entwicklung und Prozessdigitalisierung entwickeln wir Systeme, die Ihre Genehmigungsprozesse optimieren. Sie erhalten eine Lösung, die sicher, DSGVO-konform und für Ihre Anforderungen maßgeschneidert ist.