Ein Genehmigungsprozess, der über Papier lief
An der Helmut-Schmidt-Universität / Universität der Bundeswehr Hamburg mussten Drittmittelprojekte bislang über einen papier- beziehungsweise dokumentengestützten Anzeigeprozess angemeldet und freigegeben werden. Ein einzelner Vorgang durchläuft dabei neun Prüf- und Genehmigungsinstanzen — von der Anzeigenstellung über das Steuerteildezernat und die Abteilungsleitung bis hin zu Kanzler und Präsident.
Entstanden ist eine vollständig digitale Web-Anwendung, die den kompletten Anzeige- und Genehmigungsprozess abbildet. Kern ist eine login-basierte digitale Zeichnung, die jeden Freigabeschritt mit Name, Funktion, Zeitstempel und einer eindeutigen Signatur-ID festhält. Ein revisionssicherer Audit-Trail dokumentiert lückenlos, wer wann was entschieden hat.
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